V předtiskové přípravě lze automatizovat celou řadu činností. A ne vždy musí jít pouze o úsporu času.

Automatizace (nejen) předtiskové přípravy

28.6.2022

Vít Kulka, Grafie CZ – Noviny pro grafický průmysl, 23. 6. 2022

O nutnosti automatizovat co nejvíce činností souvisejících se zpracováním zakázky již dnes nikdo nepochybuje. Je však dobré vědět, co nám taková automatizace skutečně přináší a jaké všechny činnosti by bylo skutečně možné automatizovat. Ve chvíli, kdy firma zvažuje investici do automatizačního řešení, je nutné mít v protiváze co nejvíce přínosů a úspor, které zavedení automatizace přinese. Automatizovat lze při zpracování zakázky celou řadu činností, v tomto článku se zaměříme především na příjem, zpracování a přípravu tiskových dat.
Na kázeň a znalosti zákazníků doručujících tiskové podklady se dnes rozhodně nelze spolehnout. Činnosti související s jejich příjmem, kontrolou a přípravou proto zabírají nemalou část předtiskové přípravy. A na celkové velikosti zakázky bohužel nezáleží – příprava dat pro tisk vizitek může zabrat stejný čas jako příprava tiskových podkladů pro brožuru nebo knihu.

Proč automatizovat?

Jako nejčastější důvod pro automatizaci je uváděna časová úspora. V konečném důsledku se z velké pravděpodobnosti bude o úsporu času jednat, ale prvotní důvody mohou být různé.
V současnosti je jeden z velkých problémů nedostatek personálu. Sehnat spolehlivé a kvalitní zaměstnance je často nadlidský úkol. Automatizace by tedy měla v prvé řadě zajistit, aby bylo možné v méně lidech zvládat více práce.
Problém náležité kvalifikace případného zájemce automatizace řeší tím, že umožňuje ukládat a centrálně spravovat know-how. Workflow, které naučíte vykonávat třeba i složité datové úpravy, nevyžaduje po obsluze tak vysokou kvalifikaci ani drahé softwarové vybavení.
V neposlední řadě, seženete-li kvalifikovaného pracovníka (a budete si ho chtít udržet), je třeba jej náležitě zaplatit. V takovém případě je nezbytné, aby zaměstnanec vykonával skutečně efektivní práci a neplýtval svým drahým časem na rutinní činnosti, které by bylo možné automatizovat.

 

Na začátku je třeba vytipovat ty činnosti, které zabírají nejvíce času, nejčastěji se opakují a jejichž automatizace je nejjednodušší a lze ji co nejrychleji zavést.

 

Co automatizovat?

Předtím, než začnete zvažovat, které činnosti by bylo možné automatizovat, je potřeba si uvědomit, co je workflow. Obecně lze říci, že se jedná o sled činností, které je potřeba vykonat ke splnění daného cíle. Každou činnost ale můžeme zpravidla rozdělit na další dílčí činnosti. Workflow zpracování tiskové zakázky můžeme např. rozdělit na příjem, zpracování a expedici. Příjem se zpravidla skládá z příjmu objednávky, stažení dat, jejich přejmenování a uložení, odeslání e-mailu. Zpracování zase můžeme rozdělit na prepress, tisk a dokončování. Prepress můžeme rozdělit na kontrolu dat a přípravu dat. Přípravu dat můžeme rozdělit na opravu dat, úpravu dat a archovou montáž. A tak dále, a tak dále. Je vhodné si workflow, které chceme automatizovat, rozdělit na co nejmenší dílčí činnosti a u každé z nich zvážit samostatně možnost její automatizace. Není třeba hned od začátku automatizovat vše, ale je třeba vytipovat ty činnosti, které zabírají nejvíce času, nejčastěji se opakují a jejichž automatizace je nejjednodušší a lze ji co nejrychleji zavést.

Čím automatizovat?

Existuje celá řada softwarových řešení, dílčích nebo komplexních. Stále větší oblibu si získávají a dnes jsou již v celé řadě tiskových provozech implementované softwarové nástroje Enfocus Switch a Enfocus PitStop Server. Jedná se o kombinaci nástrojů pro profesionální automatizované zpracování souborů ve formátu PDF a nástrojů pro vytváření automatizovaných workflow. Klíčovou výhodou řešení je možnost začít rychle s automatizací vybraných dílčích činností, ale také vytvářet rozsáhlá workflow pro integraci s firemním MIS, W2P nebo jinými cloudovými nástroji podporujícími komunikaci pomocí API.
Budete-li stále na vážkách, zda investovat do automatizace předtiskové přípravy, zvažte následující – kdyby se podařilo vhodnou automatizací ušetřit jediného zaměstnance, vezměte jeho mzdové náklady (včetně odvodů a dalších nákladů na vybavení apod.), zvažte také nutnost jeho zástupů při dovolené nebo nemoci a komplikace s tím spojené a to vše srovnejte s investicí do nákupu a implementace automatizačního software, který vám bude pracovat 365 dní v roce, 7 dní v týdnu a 24 hodin denně.

Převzato z Novin pro grafický průmysl s laskavým svolením GRAFIE CZ, s.r.o.

Podle zákona o evidenci tržeb je prodávající povinen vystavit kupujícímu účtenku. Zároveň je povinen zaevidovat přijatou tržbu u správce daně online, v případě technického výpadku pak nejpozději do 48 hodin.